¡No te vayas a la quiebra! Básicos de administración y cobranza para emprendedores y freelance

Es muy curioso como la mayoría de la gente asume que los que son buenos para los negocios o emprendedores son buenos para administrar el dinero, manejar sus flujos y la cobranza… Y no.

Por twitter les contaba que en el estudio que hizo FuckUp nights con el Tec de Monterrey encontraron que la primera causa de quiebra en las empresas (y muy posiblemente de los que se independizan de su chamba fija) es que no tuvieron lana suficiente para pagar sus gastos en lo que el proyecto llegaba a ser rentable.

Por eso es tan importante el fondo de emergencias,  seguro de gastos médicos y en general manejar bien tus finanzas para que no sean un riesgo más para tu negocio.

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Pero viendo los negocios desde una perspectiva más empresarial, parte de la bronca es que la mayoría de los emprendedores son muy buenos solucionando problemas, encontrando oportunidades o son unos súper vendedores… Pero eso de hacer cuentas y administrar ¡nomás no se les da!

Si tu negocio tiene ganancias pero como que no llegan a tus bolsillos checa este post sobre el #QuítameloQueMeLoGasto aplicado a negocios por Mike Michalowicz y seguritos lo haces rentable a partir del próximo pago que te caiga.

Si tu bronca más bien es el flujo de efectivo checa estos tips de administración y cobranza:

– Antes de aventarte como el borras haz un flujo de efectivo, es decir, mes a mes escribe en una columna de dónde vas a sacar el dinero para operar (ahorros, préstamos, ventas y cualquie tipo de ingreso) y en otra todos los costos en los que vas a incurrir para operar el negocio.

Pueden encontrar el esquema en las hojas de flujo del Libro-Agenda Pequeño Cerdo Capitalista o en este post hay un ejemplo y es algo así:

 

Muy importante: esto debe hacerse contando los meses de preparación del negocio (contratación, capacitación, acondicionar el local o producción ) porque antes de que llegue tu primera venta va a haber muchos gastos que tienes que hacer. El flujo de efectivo te da una foto más real de si realmente vas a tener recursos para seguir operando.

– Pide anticipos y de preferencia firma contratos. En México mucha gente es buena para pedir pero mala para pagar. Al pedir anticipos reduces tu riesgo (a ellos les duele más el codo perder esa lana si no dan el total para que les entregues). El tema de los contratos poca gente lo hace pero es muy buen respaldo para A) Hablar con tu cliente cuando está cambiando las condiciones B) Tener con qué reclamarle.

– Pon en orden tu cobranza. Eso de que te paguen a 30, 60, 90 días o al infinito es una bronca pero es más bronca aún si no llevas un monitoreo y se te pasa meter las facturas o mandar «amables recordatorios» de que ya se les anda pasando la fecha.

Si puedes establece una fecha o dos al mes en la que siempre mandes facturas. Si te tienes que adaptar a la facturación del cliente pon alarmas para que no se te pase.

– Sé muy persistente con las cuentas por cobrar. Hay un dicho en España que más o menos se trata de que «las deudas son como los niños: atiendes primero al que más chilla».

No significa que les hagas un dramón en la oficina a los clientes pero sí que te tienes que mantener en su «top of mind», ya sea o porque le caes muy bien al de cobranza o porque les llames seguido para ver cómo van y ya mejor te paguen para que no los estés enchinchando.

Daniel Marcos me contó en su curso  el caso de una empresa de renta de enfermeras que contrató a una señora encantadora para llevar la cobranza y que redujo sus tiempos súper cañón con dos estrategias: la señora le pegaba una paletita al folder de la factura para que lo notaran y les llamaba a los de cobranza para platicar, se enteraba poco a poco de si tenían hijos o no, cumpleaños, aniversarios y les mandaba algunos mensajes. Nunca se olvidaban de sus facturas.

– Cobra más rápido y paga más lento. Muchos negocios que podrían ser rentables se van a la quiebra por el «tenebroso efecto tijera»… Y también muchos freelance regresan a la vida de nómina por esto.

¿Qué es? Es cuando te quedas sin lana para operar porque tú ya gastaste en hacer un pedido o servicio pero te lo pagan mucho después.

Puedes incentivar a tus clientes a pagarte por adelantado si das descuentos por este motivo y cobras algo más si te lo pagan al final o les das crédito. También volvemos al tema de pedir anticipos.

Del mismo modo si tú puedes lograr que tus proveedores te den chance de pagarles cuando ya te haya liquido el cliente tendrás un mejor manejo de efectivo.

Para más consejos sobre cómo mejorar el flujo de su negocio pueden checar este post de EAE Business School. 

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– Selecciona mejor a tus clientes. Hay muchos clientes que no pagan, pagan súper tarde o que piden mil cosas y correcciones que luego quieren que les incluyas en el presupuesto original y no valen la pena el desgaste. Como dice Mike Michalowicz dales aire a ellos y enfócate en «clonar» a tus mejores clientes, pidiéndoles a ellos referencias o buscando gente con características similares.

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Tener una buena idea de negocios es la mitad del éxito… no nos lo echemos al plato con nuestra mala administración.

Que tengan una excelente semana y mucho éxito en sus proyectos como freelance o emprendedores.

 

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